Requisitos de una factura en Colombia

1. Denominarse expresamente “factura de venta”.

   Este requisito debe estar preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

   Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa o factura cambiaria de transporte, esta denominación sustituye la de la factura de venta.

2. Identificación del vendedor ó de quien presta el servicio.

   Nombre y apellidos o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, los cuales deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

   Las personas naturales con establecimientos comerciales y obligaciones a expedir factura o documento equivalente (cuenta de cobro u otros), pueden optar por llevar en la factura su nombre personal o la razón social o la denominación que deseen, siempre que se hayan inscrito previamente ante la cámara de comercio respectiva (DIAN, Conc. 30724, jun. 3/2003).

3. Identificación del adquirente de los bienes y servicios.

   Nombre y apellidos o razón social y NIT del adquirente de los bienes y servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

4. Numeración consecutiva.

   Requisito debe estar preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar y deberá corresponder a la numeración autorizada por la DIAN, teniendo en cuenta que a partir del 1 o de enero de 1997 se encuentra vigente la autorización de la numeración de la facturación como sistema técnico de control.

   Importante: La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante la Resolución 3878 de 1996 estableció el sistema técnico de control de la actividad productora de renta con base en la facturación. La citada resolución fue modificada y adicionada por la Resolución 5709 del mismo año.

   Véase Régimen del Impuesto a las Ventas y Timbre de esta casa editorial, en el libro V título IV, bajo el tema “Determinación del impuesto e imposición de sanciones”.

5. Fecha de la expedición.

   La cual debe corresponder a la de realización de la operación de venta y/o prestación del servicio.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

   En los casos en que la operación comprenda venta y prestación de servicios, la descripción comprenderá igualmente unos y otros.

   Se entiende por género, aquella descripción de los bienes y/o mercancías, que tienen características comunes, como por ejemplo: escritorios, aparatos telefónicos, archivadores, etc., la descripción será específica cuando se identifique que cada uno de los bienes o mercancías por las señas que los individualizan.

7. Valor total de la operación

   Debe incluirse el monto total de la operación, independientemente de la forma de pago. En el evento de expedirse la factura en varias hojas, el valor de la operación deberá constar en la última, y podrá subtotalizarse en cada una de ellas

   Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor valor a la transacción efectuada, también deberán constar en nueva factura, sin perjuicio de los comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los correspondientes libros. La nueva factura solamente deberá expedirse por la diferencia no cobrada.

   Cuando se realicen ventas de bienes o prestación de servicios, las facturas deberán expedirse en idioma español y en pesos colombianos; en caso de que se requiera expresar el valor en monedas diferentes al peso colombiano, se debe tener en cuenta que este valor deberá convertirse en cualquier momento en moneda nacional.

   Cuando se facture en moneda diferente al peso de curso legal, deberá registrarse en la factura su valor en pesos. Para obligaciones que no correspondan a operaciones cambiarias, el pago debe realizarse en pesos colombianos, existiendo la opción de variar la fecha para la conversión.

8. Identificación del impresor

   La factura debe contener el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, los cuales deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

   El impresor, persona natural con establecimiento de comercio inscrito ante la cámara de comercio puede optar por incluir en la factura o documento equivalente (cuenta de cobro u otros) que expida sus nombres y apellidos o el nombre del establecimiento de comercio debidamente registrado ante la cámara de comercio (DIAN, Conc. 30724, jun. 3/2003).

9. Calidad agente retenedor del IVA.

   Este requisito podrá cumplirse mediante la utilización de cualquier medio mecánico, manual o sello. En todo caso deberá constatar que quien expide la factura tanga la calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas por operaciones con responsables del régimen común.

   Cuando la facturación la efectué el consorcio o unión temporal bajo su propio NIT, señalará

   1. El porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, y
   2. El nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos

   Estas facturas deberán cumplir con los requisitos anteriormente señalados.

   Los agentes de retención del impuesto sobre las ventas contemplados en los numerales 10 y 20 del artículo 437-2 del estatuto tributario, deberán indicar esta calidad al expedir sus facturas.