Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Recibo de caja o comprobantes de ingreso
Es un soporte contable en el que se registran los ingresos en efectivo que recauda la empresa. El original es entregado al cliente y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Recibo de consignación
Comprobante elaborado por los bancos para que los cuentahabientes lo diligencien al realizar una consignación. El original queda en el banco y la copia con el sello de recibido del cajero o el timbre de la máquina registradora, es el soporte contable de la empresa que consigna.
Factura comercial
Es un soporte contable que contiene la descripción de los artículos comprados o vendido, fletes e impuestos causados y las formas de pago. Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de venta y del comprador factura de compra. El original es entregado al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Parámetros legales para que la factura sea valida comercial, legal, civil y tributariamente.
Estar denominada expresamente como factura de venta
Apellidos y nombre, o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio o vende el producto.
Apellidos y nombre, o razón social y NIT del adquirente (el cliente) de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta: la DIAN pedirá las facturas para revisar si cumple con el consecutivo.
Fecha de expedición.
Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
Valor total de la operación.
El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas: régimen común, gran contribuyente o autorretenedor, para realizar las retenciones de forma adecuada.
Las facturas no deben tener enmendaduras o tachones. Si por algún motivo (evítelo al máximo) se deben realizan anulaciones la recomendación es conservar la original con la copia en el consecutivo de las facturas.
Por otro lado, es importante tener en cuenta que, según el Decreto 1165 (1996), los tiquetes de máquinas registradoras, las boletas de ingreso a espectáculos públicos, los tiquetes de transporte de pasajeros, los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno, las pólizas de seguros, los títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago, los extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías y las facturas electrónicas, son documentos equivalentes a la factura
Comprobante de venta con tarjeta de crédito
Cuando una empresa recibe tarjetas de crédito de sus clientes es porque se encuentra afiliado al sistema suscribiendo un contrato con la entidad financiera, en donde se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes y por su parte la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjetahabientes.
Cheque
Es un documento en el que el girador ordena al banco (girado) en donde tiene su dinero a pagar la suma señalada en este a la orden de un beneficiario.
Comprobante de pago o de egreso.
También se denomina orden de pago y es un soporte contable que respalda el pago de cierta suma de dinero con cheque. Es elaborado por duplicado: el original se adjunta al comprobante diario de contabilidad y la copia va al archivo consecutivo.
Letra de cambio
Este título valor es una orden incondicional de pago dado por un girador a un girado, con el fin de ser pagado al portador la suma de dinero que se especifica. El girador hace firmarlas al girado y las denomina letras por cobrar; mientras que el girado acepta las letras a sus proveedores y las llama letras por pagar.
Nota débito
Comprobante adoptado por la empresa para endosar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas. De igual manera, los intereses ya sea por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota crédito
Comprobante empleado para contabilizar descuentos o rebajas que no están liquidados en la factura o para registrar las devoluciones totales o parciales de las mercancías. Se debe preparar un original (para el cliente) y dos copias (para el archivo consecutivo y para anexar al comprobante diario de contabilidad).
Recibo de caja menor
Soporte que se utiliza para registrar los gastos que son pagados en efectivo y por valores mínimos, por lo que no requieren el giro de un cheque. Para ello debe ser establecido un monto que se denomina caja menor.
Soportes de contabilidad internos
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa.
Nota de contabilidad
Documento preparado para registrar las operaciones sin soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
Comprobante diario de contabilidad
Documento que requiere ser elaborado previamente al registro de cualquier operación. Señala el número, fecha, origen, descripción, cuantía de la operación y las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le deben adjuntar los documentos y soportes respectivos.
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